Archív dokladov

Stránku Archív dokladov otvoríte v Nastaveniach kartou Archív dokladov. Stránku otvorí každý člen firmy, ale archív môže stiahnuť len správca firmy. Používateľ namiesto odkazu na stiahnutie uvidí červenú vetu „Archív môže exportovať iba správca firmy.“

Stránka funguje aj vtedy, keď je webová aplikácia firmy pozastavená alebo zmluva skončila.

Stiahnutie archívu

1. V poli Od a v poli Do nastavte obdobie. Pri otvorení stránky je v nich minulý kalendárny rok (po skončení zmluvy celé obdobie, pozri nižšie); na obrázku je obdobie nastavené na aktuálny rok.
2. Kliknite na odkaz Stiahnuť archív.

Odkaz sa zobrazí, len keď sú vyplnené obe polia. Keď obdobie končí skôr, než začína, odkaz zmizne a uvidíte „Obdobie musí začínať skôr, ako končí.“ Prehliadač uloží súbor s názvom archiv-RRRR-MM-DD-RRRR-MM-DD.zip, kde dátumy sú začiatok a koniec zvoleného obdobia.

Po skončení zmluvy

Keď zmluva skončí, doklady sú v aplikácii ešte tri mesiace len na čítanie a potom sa vymažú bez možnosti obnovy. Na každej stránke je o tom pruh s dátumom, dokedy sú doklady dostupné; správca firmy v ňom nájde odkaz Stiahnuť archív na túto stránku, používateľ vetu, že archív môže stiahnuť správca firmy. V posledných 7 dňoch je pruh červený. Rovnaký odkaz je aj v e-mailoch o skončení zmluvy, 30 a 7 dní pred koncom dostupnosti a v posledný deň.

Po skončení zmluvy sú polia Od a Do predvyplnené na celé obdobie, od najstaršieho po najnovší doklad, najmenej po koniec zmluvy, a nad nimi stojí veta „Zmluva skončila. Stiahnite si archív za celé obdobie — obdobie je predvyplnené.“ Stačí kliknúť na Stiahnuť archív. Archivácia dokladov 10 rokov je povinnosťou vašej firmy, preto si archív stiahnite za celé obdobie, nie len za posledný rok.

Čo je v súbore

V paneli je veta: „ZIP obsahuje vystavené aj prijaté doklady v XML, tak ako boli archivované, a zoznam s kontrolnými súčtami.“ Doklady sú vo svojich priečinkoch:

• vystavene – vystavené doklady, ktoré majú dátum vystavenia v zvolenom období.
• prijate – prijaté doklady, ktoré k vám dorazili (alebo ste ich naimportovali) v zvolenom období.
• schranka-nezaevidovane – doklady, ktoré do firmy prišli, ale nikdy sa z nich nestal doklad v aplikácii.

Prílohy dokladu sú v archíve ako samostatné súbory vedľa dokladu. Cenové ponuky a rozpracované doklady v archíve nie sú.

Súbor manifest.csv je zoznam všetkých súborov v archíve. Má stĺpce cesta, druh, cislo, datum, partner, sha256, poskytovatel_id, odosielatel a odovzdane. Stĺpec sha256 je kontrolný súčet súboru, podľa ktorého neskôr overíte, že sa súbor nezmenil. Súbor je v kódovaní UTF-8, hodnoty sú oddelené bodkočiarkou.

Keď sa archív nepodarí

Ak sa niektorý doklad v zvolenom období nepodarí načítať v úplnej podobe, sťahovanie sa zastaví a namiesto súboru uvidíte vetu s dôvodom. Neúplný archív sa nevytvorí. Ak aplikácia nevie overiť vašu rolu, ukáže hlásenie „Rolu v tejto firme sa nepodarilo overiť.“