Firma

Stránku Firma otvoríte v Nastaveniach kartou Firma. Obsahuje formulár s údajmi firmy, panel Logo a podpis a panel Prijímanie dokladov. Uložiť údaje, nahrať logo a podpis a zmeniť prijímanie môže len správca firmy. Používateľ stránku otvoriť a prezrieť môže; keď v nej niečo zmení a stlačí Uložiť, dostane hlásenie „Na túto operáciu potrebujete rolu správcu firmy.“

Čo chýba na fakturovanie

Kým firma nemá vyplnené všetko potrebné, je nad formulárom (a na Prehľade) rámček Firma zatiaľ nemôže fakturovať s vetou, napríklad „Doplňte adresu, IČO, IČ DPH a bankový účet v nastaveniach firmy.“ a tlačidlom Doplniť údaje. Vyžaduje sa adresa (ulica, mesto, PSČ a krajina), IČO, IČ DPH (len keď je firma platiteľom DPH) a IBAN. Keď je všetko vyplnené, rámček zmizne.

Údaje firmy

• Názov firmy je povinný: „Názov firmy je povinný.“
• IČO sa kontroluje. Keď nesedí kontrolný súčet, uvidíte upozornenie „IČO nemá platný kontrolný súčet. Skontrolujte ho; ak je správne, uložte.“ Upozornenie uloženie nebráni.
• Políčko Platiteľ DPH a IČ DPH: rámček Firma zatiaľ nemôže fakturovať žiada IČ DPH len od platiteľa DPH.
• Ulica a číslo, Mesto, PSČ a Krajina tvoria adresu firmy.
• IBAN a BIC sú bankový účet firmy. Voliteľné sú Názov príjemcu (vypĺňa sa, ak sa líši od názvu firmy) a Názov banky.
• Zápis v obchodnom registri je voliteľný text o zápise firmy v registri.

E-mail firmy a odpovede

E-mail firmy je povinný („Zadajte e-mail firmy.“, „E-mail firmy nie je platný.“). Pod poľom je poznámka, že na túto adresu môžu odberatelia odpovedať na e-maily s dokladmi. Výber Odpovede na e-maily s dokladmi chodia na určuje, kam odpoveď príde: na „e-mail firmy“, alebo na „e-mail toho, kto doklad poslal“. Ako sa doklady posielajú e-mailom, je v časti Vystavenie a odoslanie.

Cenník, úhrady, splatnosť

• Automaticky číslovať položky cenníka – kód novej položky cenníka sa doplní sám (pozri Cenník).
• Evidovať úhrady dokladov zapne stav úhrady pri vystavených aj prijatých dokladoch, v zoznamoch a na Domove. Úhrady sa zapisujú ručne a slúžia ako prehľad; pri rozdiele platí účtovníctvo. Po zapnutí sa objaví povinné pole Evidovať pri dokladoch od s dátumom, ktorý začína dnešným dňom. Zápis úhrad popisuje Úhrady.
• Predvolená splatnosť v dňoch je od 0 do 365 dní, predvolene 14. Použije sa pri novom doklade, keď odberateľ nemá vlastnú splatnosť (pozri Nový doklad).
• Dní na vystavenie s dátumom minulého roka je od 0 do 366 dní, predvolene 31. Doklad s dátumom vystavenia z minulého roka možno vystaviť ešte toľko dní od 1. januára. Potom uvidíte „Doklad s týmto dátumom vystavenia sa už nedá vystaviť.“

Tlačidlom Uložiť údaje uložíte a uvidíte „Údaje firmy boli uložené.“ Ak medzitým údaje zmenil niekto iný, uvidíte „Údaje medzitým zmenil niekto iný. Obnovte stránku a zmeny zopakujte.“

Logo a podpis

Panel Logo a podpis má dve polia: Logo firmy a Podpis alebo pečiatka. Pri oboch je poznámka „PNG alebo JPEG, do 4 MB. Uloží sa hneď po výbere súboru.“ Súbor vyberiete a obrázok sa uloží hneď, tlačidlo na uloženie tu nie je. Nový obrázok nahradí starý; staršie verzie sa neuchovávajú. Obrázok odstránite tlačidlom Odstrániť logo alebo Odstrániť podpis.

Logo sa tlačí v hlavičke PDF dokladu a podpis alebo pečiatka pri platobných údajoch. Bez loga sa v hlavičke na jeho mieste nezobrazí nič.

Po nahratí uvidíte „Obrázok bol nahraný.“, po odstránení „Obrázok bol odstránený.“ Obrázok sa môže odmietnuť, napríklad „Súbor je väčší než 4 MB.“ alebo „Podporované sú len obrázky PNG a JPEG.“ Obrázok môže mať najviac 4000 px na dlhšej hrane. Toto môže urobiť len správca firmy.

Prijímanie dokladov

Posledný panel stránky určuje, kde firma preberá doklady zo siete a či správcom chodí e-mail o nových prijatých dokladoch. Podrobne ho vysvetľuje Prijímanie dokladov.