Prijímanie dokladov

Panel Prijímanie dokladov je na konci stránky Firma. Určuje, kto preberá faktúry a dobropisy, ktoré firme prídu zo siete. Odkaz Ako na to? pri jeho nadpise vedie sem a ukazuje sa každému členovi v každom stave.

Kde firma prijíma

Voľba Kde firma prijíma má dve možnosti:

• „Faktúry preberá webová aplikácia.“ Doklady sa objavia v časti Prijaté tejto aplikácie.
• „Faktúry preberá ekonomický systém Elall.“ Doklady preberá ekonomický systém Elall pripojený k firme.

Nad voľbou je veta, ktorá hovorí o aktuálnom stave. Pri prijímaní v aplikácii je to napríklad „Doklady zo siete tu prijímate od 1. 10. 2026. Zapol spravca@firma.sk.“ Ak prijímanie ešte nezačalo, pribudne „Prijímanie začne po sprístupnení webovej aplikácie.“ Pri ekonomickom systéme je to „Faktúry preberá ekonomický systém Elall.“

Firma môže prijímať aj v externom softvéri. Vtedy panel hovorí „Faktúry prijíma externý softvér. Cez nás iba odosielame.“ a voľba sa nezobrazí. Túto voľbu si firma sama nezmení ani nezvolí v tomto paneli; zmeniť ju možno len cez nás. Panel vtedy ukazuje vetu „Ak to chcete zmeniť, kontaktujte nás.“

To isté rozhodnutie robíte aj pri aktivácii v sieti, v časti Nastavenia → Zmluva a sieť (tlačidlá Aktivovať a Zmeniť, kde prijímam). Aktiváciu tu nepopisujeme; návod na aktiváciu nájdete na elall.sk.

Varovanie pri prijímaní v aplikácii

Keď vyberiete webovú aplikáciu, pod voľbou sa zobrazí varovanie: „Odteraz sa budú doklady zo schránky tejto firmy preberať tu. Doklad, ktorý sa tu prevezme, váš iný program — napríklad informačný systém — už neuvidí. Zapnite prijímanie, len ak doklady tejto firmy nepreberá žiadny iný program.“ Doklad prevzatý v aplikácii totiž iný program zo schránky nedostane.

Voľbu potvrdíte tlačidlom Uložiť; kým sa voľba nelíši od uloženej, je tlačidlo vypnuté. Po uložení uvidíte „Uložené“.

Kto a kedy môže voľbu zmeniť

Toto môže urobiť len správca firmy. Navyše sa voľba dá zmeniť, až keď sa firma začala aktivovať v sieti; dovtedy je panel zamknutý a zmenu by aplikácia odmietla vetou „Najprv firmu aktivujte v časti Nastavenia → Zmluva a sieť.“

Keď voľbu zmeniť nemôžete, sú oba výbery sivé a pod nimi je veta, prečo:

• Ste používateľ, nie správca: „Zmeniť to môže len správca firmy.“
• Zmluva firmy skončila: „Zmluva firmy skončila — miesto prijímania už nemožno meniť.“ Táto veta má prednosť pred ostatnými.
• Firma ešte nie je aktivovaná v sieti: „Kde firma prijíma, zvolíte pri aktivácii v časti Nastavenia → Zmluva a sieť.“ Ak firma ešte nemá zvolené nič, je tá istá veta namiesto vety o stave.

Prechod z webovej aplikácie na ekonomický systém Elall sa odmietne, kým sa niektorý prijatý doklad spracúva. Uvidíte hlásenie „Prijímanie teraz vypnúť nemožno: firma má rozpracovaných … prijatých dokladov.“ Doklady na rozhodnutie vyriešte v časti Vyžaduje pozornosť (pozri Vyžaduje pozornosť); ostatné sa spracujú pri najbližšej kontrole schránky, do hodiny. Potom zmenu skúste znova.

Ak sa nastavenie nepodarilo načítať alebo zmeniť, uvidíte „Nastavenie prijímania sa nepodarilo načítať. Skúste to znova.“ alebo „Nastavenie prijímania sa nepodarilo zmeniť. Skúste to znova.“ Čo sa po zapnutí prijímania v aplikácii objaví, je v Zozname prijatých.

E-mail o nových dokladoch

Pod voľbou, kde firma prijíma, je políčko Posielať správcom e-mail o nových prijatých dokladoch s vetou „Raz denne ráno, iba keď prišiel nový doklad.“ Ukazuje sa len vtedy, keď firma prijíma doklady vo webovej aplikácii.

• Predvolene je vypnuté. Zapína ho správca firmy a má vlastné tlačidlo Uložiť, ktoré je vypnuté, kým sa políčko nelíši od uloženého. Po uložení uvidíte „Uložené“. Používateľ, ktorý nie je správca, vidí políčko sivé a pod ním vetu „Zmeniť to môže len správca firmy.“
• Kedy chodí: každý deň po 7:00, aj cez víkend, a iba vtedy, keď od posledného e-mailu prišiel nový doklad. Doklad, ktorý prišiel po 7:00, ide do e-mailu na ďalšie ráno. Dostanú ho všetci správcovia firmy; vypnutie platí pre všetkých.
• Čo je v ňom: predmet „Nové prijaté doklady – názov firmy“ a zoznam dokladov, ktoré prišli zo siete. Pri každom je dodávateľ, druh a číslo dokladu, suma, splatnosť (alebo „bez splatnosti“). V zozname je najviac 20 dokladov, ostatné sú zhrnuté vetou „a ďalších … dokladov“. Doklady, ktoré čakajú na vaše rozhodnutie, e-mail spočíta vetou „… dokladov vyžaduje pozornosť.“ Tlačidlo Otvoriť Prijaté otvorí aplikáciu; ak spravujete viac firiem, vyberte si v nej firmu z e-mailu.
• Prvý e-mail: oznámia sa len doklady, ktoré prišli po zapnutí. Doklady spred zapnutia sa nedoposielajú. Keď políčko vypnete a zapnete znova, platí to isté od nového zapnutia.
• Ručný import: doklad, ktorý nahráte zo súboru, sa e-mailom neoznamuje, lebo ho práve nahrávate vy.
• Pozastavená firma: dostáva e-mail ďalej a správca si ho môže vypnúť aj vtedy, keď je aplikácia len na čítanie.
• Zmluva firmy skončila: e-mail nechodí a políčko je zamknuté s vetou „Zmluva firmy skončila — toto nastavenie už nemožno meniť.“

Ak firma prejde na ekonomický systém Elall, políčko sa skryje a nové doklady do e-mailu neprichádzajú; doklady prevzaté skôr sa ešte oznámia. Ak sa zmena nepodarila, uvidíte „Nastavenie e-mailu sa nepodarilo zmeniť. Skúste to znova.“