Import zo súboru

Faktúru, ktorú vám dodávateľ poslal inak ako cez sieť Peppol, napríklad e-mailom, môžete nahrať zo súboru. Nahrať sa dá len elektronická faktúra v súbore XML vo formáte UBL, v akom sa doklady posielajú v sieti Peppol. Faktúru v PDF ani naskenovanú faktúru aplikácia neprečíta. Súbor môže mať najviac 2 MB.

Ako nahrať doklad

1. V menu kliknite na Prijaté.
2. Hore kliknite na Importovať doklad.
3. V poli Súbor XML vyberte súbor faktúry.
4. V časti Náhľad importu skontrolujte údaje dokladu.
5. Kliknite na Potvrdiť import.

Aplikácia doklad zaeviduje a otvorí ho (pozri Prijatý doklad). V zozname prijatých dokladov má v stĺpci Pôvod slovo Import.

Tlačidlo Importovať doklad je na stránke Prijaté doklady, len keď firma prijíma doklady v tejto aplikácii.

Čo je v náhľade

Náhľad ukáže Číslo dokladu, dátum Vystavené a Suma na úhradu. Pod nimi je dodávateľ s jednou z viet:

• „— založí sa nový partner.“ Dodávateľa ešte nemáte v Partneroch. Aplikácia ho pri importe založí z údajov na faktúre.
• „— priradí sa k existujúcemu partnerovi.“ Dodávateľa už v Partneroch máte. Jeho údaje sa nezmenia.

Upozornenia v náhľade

Pri dvoch veciach náhľad ukáže žlté upozornenie. Doklad môžete aj tak importovať tlačidlom Potvrdiť import, preto si najprv overte, či ho naozaj chcete.

• „Doklad nie je adresovaný tejto firme (IČO na doklade: …).“ alebo to isté s IČ DPH. Faktúra je vystavená na inú firmu. Skontrolujte, či ste vybrali správny súbor a či ste vo výbere firmy v správnej firme.
• „Doklad s číslom … od tohto dodávateľa je už importovaný.“ Doklad s rovnakým číslom od toho istého dodávateľa už v prijatých dokladoch máte. Odkaz Zobraziť existujúci doklad pod upozornením ho otvorí. Ak ho importujete znova, budete ho mať v prijatých dvakrát.

Ak taký doklad medzitým pribudol, kým ste mali otvorený náhľad, uvidíte správu „Doklad s číslom … od tohto dodávateľa medzitým pribudol v evidencii. Náhľad je obnovený.“ Pozrite si upozornenie v náhľade a rozhodnite znova.

Keď sa doklad importovať nedá

Keď súbor nie je elektronická faktúra, ktorú aplikácia vie prečítať, náhľad namiesto údajov ukáže červený zoznam chýb a tlačidlo Potvrdiť import tam nie je. Napríklad:

• „Doklad nemá číslo.“, „Doklad nemá dátum vystavenia.“, „Doklad neuvádza dodávateľa.“ alebo „Doklad neuvádza sumu na úhradu.“ V súbore chýba povinný údaj.
• „Samofaktúru systém zatiaľ neeviduje.“ Samofaktúra je faktúra, ktorú za dodávateľa vystavil odberateľ.
• „Doklad nie je elektronická faktúra ani dobropis vo formáte UBL 2.1 (Peppol), alebo nezodpovedá jeho pravidlám.“ Vybrali ste PDF, iný súbor XML alebo faktúru s chybou. Vyžiadajte si od dodávateľa faktúru ako súbor XML vo formáte UBL.

Po importe

Importovaný doklad sa nedá zmeniť. Správca firmy ho môže zmazať tlačidlom Zmazať doklad, ak si ho ešte nestiahol ekonomický systém Elall. Pred zmazaním sa aplikácia opýta, či naozaj chcete doklad zmazať. S dokladom sa zmažú aj jeho úhrady a prílohy, partner ostane. Zmazanie sa nedá vrátiť. Aplikácia uchová súbor presne taký, aký ste nahrali. Stiahnete ho na doklade tlačidlom Stiahnuť pôvodný súbor. Prílohy, ktoré dodávateľ vložil do súboru XML, sú na doklade v karte Prílohy.

Importovať môže každý člen firmy. Vo firme, ktorá sa otvorí len na prezeranie, sa doklad importovať nedá.